Privatlivspolitik 

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Odense Skolefoto (CVR: 44744716) behandler personoplysninger i forbindelse med skolefotografering.

Dataansvarlig 

Odense Skolefoto A/S 
Andkærvej 18
7100 Vejle 
Email: info@odenseskolefoto.dk

Odense Skolefoto er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler i forbindelse med fotografering, bestilling og levering af billeder.

Typer af oplysninger

Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder: 

- Navn, klassetrin og institution
- Kontaktoplysninger (fx. adresse, e-mail, telefonnummer)
- Portræt- og gruppebilleder af elever og personale
- Ordre- og betalingsoplysninger ved køb

Formål med behandlingen

Vi behandler oplysninger for at kunne levere portrætter og gruppebilleder til skoler og forældre. Oplysninger bruges til: 

- At levere billeder til institutionen til brug for årbøger, elevbøger, Aula og andre pædagogiske formål.
- At tilbyde forældre muligheden for at bestille billeder
- At håndtere ordre, kundeservice og reklamationer 
- At kunne tilbyde efterbestilling (genbestilling) af billederne
- Vi registrerer logoplysninger om brug af vores systemer for at sikre drift, sikkerhed og kundeservice. Det omfatter blandt andet webbruger-logs, som anvendes til support, samt tekniske logs til fejlsøgning og systemstatistisk. Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at levere en sikker og stabil service ( artikel 6, stk. 1, litra f.)

Retsgrundlag 

Behandlingen sker på følgende retsgrundlag:

Artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt med forældre i forbindelse med bestillinger)
Artikel 6, stk. 1 litra e, (opgave i samfundets interesse i forhold til institutionens anvendelse af billeder til drift og pædagogiske formål)
Artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse, herunder opbevaring af billeder i en periode for at muliggøre efterbestilling og sikre korrekt levering)

Opbevaringsperiode 

Vi opbevarer billeder og tilhørende oplysninger i op til 10 år, så forældre og skoler kan foretage efterbestillinger, og for at vi kan levere en sammenhængende service. I særlige tilfælde kan billeder opbevares i længere tid, hvis skolen udtrykkeligt anmoder om dette, (for eksempel gruppebilleder 10-20 år tilbage). I så fald foretages en særskilt vurdering af behandlingsgrundlaget og proportionaliteten. 
Webbruger-logs gemmes, så længe der er en aktiv bruger, samt i op til 12 måneder derefter af hensyn til support, sikkerhed og dokumentation. 
Systemlogs gemmes i op til 365 dage og anvendes alene til tekniske fejlsøgning og driftssikkerhed.

Videregivelse og databehandlere 

Vi anvender eksterne leverandører (databehandlere) til IT-drift, billedbehandling og systemunderstøttelse. Alle databehandlere behandler oplysninger på sikre servere i EU/EØS. 
Vi anvender Google Workspace til dele af vores e-mail-kommunikation. Det kan indebære, at data i særlige tilfælde tilgås fra USA. I sådanne tilfælde sker overførslen på baggrund af GDPR’s regler for internationale dataoverførsler, herunder EU-US Data Privacy Framework eller andre gyldige overførselsgrundlag 

Forbedring af billedbehandling:
Vi anvender i visse tilfælde tekniske værktøjer til at sikre en ensartet kvalitet, fx i forhold til farvekorrektion og billedoptimering. Disse værktøjer anvendes udelukkende til at forbedre vores billedbehandling og påvirker ikke brugen af billederne til andre formål.

Dine rettigheder

Som registreret har du ret til: 

- Indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
- At få rettet urigtige oplysninger 
- At få slettet oplysninger i det omfang, vi ikke længere har et legitimt formål med behandlingen
- At gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse
- At få udleveret dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte os på info@odenseskolefoto.dk 

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du henvende dig til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk). Datatilsynet Borgergade 28,5. 1300 København K. E-mail: dt@datatilsynet.dk

Ændringer

Vi forbeholder os retten til at ændre denne privatlivspolitik. Den til enhver tid gældende version findes på odenseskolefoto.dk/privatlivspolitik

Cookies og sporing 

Hvad er cookies? Cookies er små tekstfiler, som gemmes på din computer, når du besøger vores hjemmeside. De bruges til at få hjemmesiden til at fungere, til at huske dine indstillinger og til at give os statistik, så vi kan forbedre brugeroplevelsen.

Hvilke cookies bruger vi?

Vi bruger følgende typer cookies: 

Nødvendige cookies, som sikrer at hjemmesiden fungerer korrekt (fx. login og sikkerhed)
Statistik cookies, der hjælper os med at forstå, hvordan hjemmesiden bruges)
Præference cookies - husker dine valg (fx. sprog og visningsindstillinger)
Vi bruger ikke cookies til videresalg af oplysninger til tredjepart.

Samtykke 
Når du besøger vores hjemmeside første gang, bliver du bedt om at tage stilling til cookies. Du kan altid ændre eller trække dit samtykke tilbage via cookieindstillingerne i din browser. 

Hvordan undgår du cookies?
Du kan altid slette cookies fra din computer og ændre indstillinger i din browser, så cookies ikke gemmes fremover. Se vejledningen på www.minecookies.org

Kontakt

Har du spørgsmål til brug af cookies, kan du kontakte os på info@odenseskolefoto.dk 

Særlige forhold ved direkte tilmelding til familiefotografering via odenseskolefoto.dk/familiefotografering 

Når du tilmelder dig familiefotografering indsamler og behandler vi følgende oplysninger: 

Kontaktoplysninger (navn, email, telefonnummer)
Betalingsoplysninger: behandles via vores betalingsudbyder Stripe 

Formålet med anvendelsen er udelukkende at kunne administrere din booking, kommunikere med dig om fotograferingen samt gennemføre betaling. 

Vi benytter følgende tjenester i forbindelse med din tilmelding: 
Calendly (USA/EU), som håndtere din booking og kalenderaftale
Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland), som håndterer din betaling. 

Både Calendly og Stripe behandler data som selvstændige databehandlere i overensstemmelse med deres egne privatlivspolitikker, og behandlingen sker på baggrund af artikel 6, stk. 1 (opfyldelse af aftale) i databeskyttelsesforordningen. 

Vi opbevarer dine kontaktoplysninger så længe, det er nødvendigt for at kunne administrere og levere fotograferingen, samt i op til 5 år efter betaling i henhold til bogføringslovens krav. 
Du har ret til indsigt, sletning og begrænsning af databehandling samt ret til dataportabilitet. Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på info@odenseskolefoto.dk